Privacy Reglement


The Ink Society verwerkt persoonsgegevens. Hier willen we je graag verder over informeren.

 

In dit privacy reglement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens. Dit geldt zowel voor het bedrijf The Ink Society, als voor de zelfstandige tattoo-artiesten die bij ons werken.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens verstrekken informatie over jou, bijvoorbeeld je naam, adres en leeftijd. Wanneer deze gegevens, of een combinatie hiervan, direct naar jou herleid kan worden, spreken we over persoonsgegevens. Voorbeelden hiervan zijn je adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook je voornaam in combinatie met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens bewaren, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Daarnaast worden ook foto’s en video’s met jou erop, gezien als persoonsgegevens.

 

Verwerkt The Ink Society persoonsgegevens?

The Ink Society verwerkt persoonsgegevens van onze klanten en de klanten van de artiesten die bij The Ink Society werken. Wij administreren je naam, emailadres en telefoonnummer om bijvoorbeeld contact met je te onderhouden en je te informeren over jouw ontwerp of eventuele veranderingen m.b.t. jouw (tattoo) afspraken. Daarnaast zijn wij vanuit de GGD verplicht om jou een toestemmingsformulier te laten invullen en ondertekenen. In dit formulier wordt gevraagd naar meer persoonlijke informatie, zoals jouw woonadres, jouw leeftijd en het documentnummer van paspoort, id-kaart of rijbewijs.

 

Verwerkt The Ink Society ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende seksuele geaardheid.  Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dit moeten doen op basis van de wet. In ons geval gaat het dan om de GGD en hygiëne reglementen die zijn opgenomen in de wet. Wij verzamelen deze gegevens omdat deze noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Hiervoor vragen wij jou nadrukkelijk toestemming.

 

Waarom heeft The Ink Society al deze gegevens nodig?

De contactgegevens gebruiken wij uitsluitend om contact met je te houden over jouw afspraken bij ons en om de designs naar jou toe te sturen. De informatie die wij vragen in het toestemmingsformulier (medische informatie en extra persoonlijke informatie zoals geboortedatum e.d.) hebben wij enerzijds nodig om te kunnen bewijzen dat wij ons aan de wet houden. Zo is het bijvoorbeeld verboden om iemand onder de 16 te tatoeëren zonder de toestemming van de ouders. Via het toestemmingsformulier kunnen wij bewijzen dat wij ons aan de wet houden. Anderzijds is het voor ons belangrijk om bepaalde medische informatie over jou te weten zodat wij ons werk zo goed en veilig mogelijk kunnen doen. Als jij bijvoorbeeld een contactallergie hebt, of diabetes en de artiest die jou gaat tatoeëren is daar niet van op de hoogte, dan kan dit verstrekkende gevolgen hebben voor jou en, in sommige gevallen, ook de gezondheid van de tatoeëerders. The Ink Society controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden genoteerd en opgeslagen in het toestemmingsformulier.

 

 

Hoe gaat The Ink Society met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig en zo veilig mogelijk bewaard. Daarnaast worden deze gegevens ook niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik bewaard of verwerkt. Onder “normaal gebruik” wordt verstaan, gebruik van deze informatie  voor het doel waarvoor naar deze informatie is gevraagd.
Jouw persoonsgegevens (voor-, achternaam, telefoonnummer en emailadres) staan in ons online administratieprogramma. Deze is goed beveiligd voor hacks en virussen. Ook is deze beveiligd met een wisselend wachtwoord.
De toestemmingsformulieren vul je bij ons in op een app op de tablet. Je krijgt dit door jou ingevulde toestemmingsformulier als PDF document toegestuurd naar het emailadres, die je op de app hebt ingevuld. Wij ontvangen een kopie van dit PDF docuement die wij opslaan in een folder die is afgesloten met een wachtwoord.

 

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens zijn enkel in te zien door de eigenaar en de werknemers van The Ink Society. Daarnaast kan deze informatie nodig zijn voor de artiest waar jij jouw afspraken mee hebt gemaakt.  The Ink Society kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen. Daarnaast worden jouw persoonsgegevens alleen gebruikt voor contactmomenten omtrent jouw afspraken, bijvoorbeeld om een afspraak te maken of te verzetten, en contactmomenten omtrent het design, de artiest stuurt jou vaak per email het ontwerp van de tatoeage toe. Wij maken geen gebruik van online marketingtools zoals nieuwsbrieven en/of andere promotiedoeleinden en gaan dat ook nooit doen. Echt niet? Echt niet!

 

Hoelang worden mijn gegevens bewaard? De gegevens worden 3 jaar bewaard na je laatste afspraak.

 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens? Bij de verwerking van persoonsgegevens is The Ink Society gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

Kan ik zien welke gegevens The Ink Society van mij verwerkt? De persoonsgegevens die wij van jou verwerken zijn; jouw voor- en achternaam, telefoonnummer en emailadres. De hierboven genoemde bijzondere persoonsgegevens, vul je in op ons toestemmingsformulier op de tablet. Deze krijg je zelf automatisch toegestuurd als PDF document, nadat je deze hebt ingevuld.

 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door The Ink Society, kun je altijd contact opnemen met The Ink Society via: info@theinksociety.nl.

 

Wijzigingen privacybeleid

The Ink Society behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.